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El Software de gestión de compras para hostelería

¿Por qué debo incorporar un software de gestión de compras para hostelería como el de Controliza?

Todos somos conscientes de la importancia que tienen las compras en los negocios hosteleros, y también el desorden que muchas veces existe en los departamentos de compras de restaurantes y hoteles donde no se dispone de un software de gestión de las compras para hostelería que facilite su control.

Proveedores que sirven sin pedido, pedidos por whatsapp o teléfono, escandallos mal hechos o inexistentes, albaranes sin actualizar, mermas por caducidad u otros motivos… Son algunas de las cosas que nos encontramos en el día a día de muchos negocios que siguen sin digitalizar sus procesos y sin aplicar tecnologías que mejoren su eficiencia y en consecuencia tengan un impacto directo y positivo sobre su rentabilidad.

¿Como es el proceso de compra a través de un software como el de Controliza?

Comencemos por el principio, la realización del pedido. Nuestro software te permite cruzar los datos del inventario, los escandallos y los datos de ventas. Esto permite que sepas exactamente qué es lo que tienes que pedir y lo que deberías tener en tu almacén en cada momento. Con esta información configurar el pedido y enviarlo directamente al email del proveedor que tengas configurado en el sistema es un juego de niños

Una vez enviado el pedido, el sistema crea un albarán en espera con los productos que están pendientes de ser recibidos. El objetivo es comprobar a la recepción que se ajusta al pedido y ahorrar el tiempo de introducción de esos datos en el sistema. Este albarán es un documento editable en el que puedes ajustar las cantidades y los precios una vez que recibas el pedido si existe algún descuadre, así como recibirlo en varias veces sin necesidad de volver a crearlo con las cantidades restantes.

Después, una vez cotejado el pedido con el albarán quedaría esté pendiente únicamente de facturación. La comprobación de la factura recibida es inmediata tras seleccionar los albaranes a los que corresponde, sin necesidad de volver a teclearla.  Además el sistema permite guardar una copia escaneada de la misma para poder consultarla siempre sin necesidad de buscarla en otros lugares.

¿Qué beneficios puede aportar a mi negocio un software de gestión de compras para restaurantes?

  • Gestiona tus compras de manera precisa en minutos. Reduciendo hasta un 70% el tiempo empleado en las compras.
  • Mejora tu organización manteniendo todos tus pedidos, albaranes y facturas almacenados en la nube y con total trazabilidad.
  • Control y trazabilidad de todas las compras. Desde lo que se ha pedido hasta lo que existe en el almacén, así como las desviaciones en todos los puntos

Reduce los desperdicios comprando solo lo que necesitas basándote en los datos que te proporciona la herramienta. En definitiva, un buen sistema de compras es capaz de aumentar tu rentabilidad en órdenes del 5% al 10%, simplemente por el control sobre la operativa, las desviaciones, los proveedores y el almacén. Permitiéndote además ganar tiempo y evitar errores en el proceso.

Además, en Controliza hemos creado lo que llamamos la Auditoria de Compras, una herramienta automática que te permite identificar las desviaciones en las compras y cuánto dinero le está costando esa desviación al negocio.

Estas desviaciones pueden se producidas por diferentes motivos: Robos de materia prima, escandallos mal hechos, compras fuera del circuito, problemas de calidad en las elaboraciones… y para su control es imprescindible disponer de una herramienta que cruce todos los datos de forma automática y ofrezca dicha información en formato comprensible y ágil para la toma de decisiones.

¿Cómo puedo elegir el software de gestión de las compras que más se ajusta a las necesidades de mi negocio de hostelería?

Debemos tener en cuenta las características de este tipo de negocios, donde es habitual por ejemplo trabajar con productos perecederos. Esto hace que aumente la importancia de una buena planificación y ejecución de las compras y el stock.

Por eso es fundamental tener varios factores en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de las compras para hostelería.

Debemos fijarnos si es capaz de gestionar los grupos de locales, permitiendo múltiples configuraciones. Como por ejemplo, para permitir las compras con almacén central o los circuitos de compras, donde únicamente se permite comprar a ciertos proveedores homologados a precios definidos, o si por el contrario cada local es independiente en cuanto a compras.

Otra característica deseable es la capacidad de ofrecer información agrupada y en tiempo real, no sólo de las compras de uno o varios locales, sino de las desviaciones que existan entre las compras teóricas y las reales para la detección de problemas.

Por último y no menos importante, es fundamental que el sistema sea sencillo de usar. La realidad de los sistemas complejos es que, a pesar de que sobre el papel resuelven múltiples problemas, a la hora de la verdad nadie los utiliza puesto que conllevan una curva de aprendizaje muy pronunciada. El sistema tiene que ser sencillo en cada una de sus partes y permitir ser usado por múltiples perfiles, cada uno con sus funciones. En definitiva, sencillo pero robusto y capaz de resolver el problema extenso de las compras.

En Controliza llevamos años desarrollando el sistema más sencillo posible capaz de solucionar los problemas de compras desde un único local hasta un grupo o franquicia.

Si quieres saber más sobre nuestras herramientas visita nuestra web.

Por Javier Llopis.

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